Dropshipping a kasa fiskalna – jak się rozliczać w droshippingu?

Podczas prowadzenia jakiejkolwiek działalności gospodarczej, niezwykle ważne jest należyte rozliczanie się z obowiązków podatkowych. Oczywiście, w przypadku przedsięwzięć handlowych, takich jak dropshipping, sytuacja nie jest inna. Ta metoda biznesowa cieszy się obecnie rosnącą popularnością w naszym kraju. Dla większości osób, próg wejścia do tego rodzaju działalności jest stosunkowo niski, co sprawia, że jest ona dostępna niemalże dla każdego. Dzięki temu możliwe jest prowadzenie sprzedaży na znacznie większą skalę. W związku z tym, pojawia się wiele zapytań dotyczących kwestii podatkowych. W jaki sposób zatem przeprowadzać rozliczenia podatkowe w przypadku dropshippingu? Na to konkretnie pytanie postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym artykule.

Dropshipping, inaczej mówiąc, to działalność polegająca na sprzedaży produktów pochodzących od hurtowni.

Przede wszystkim warto wyjaśnić, czym dokładnie jest dropshipping. To forma handlu towarami, która pod względem kwestii finansowych i podatkowych funkcjonuje tak samo jak każda inna. W przypadku tej metody biznesowej, towar nabywa się od hurtowni, a następnie dostarcza się go klientowi detalicznemu. Warto podkreślić, że proces wysyłki towaru i związana z nim cała logistyka są zadaniem hurtowni. Niemniej jednak, w oczach klienta, to właśnie sklep jest sprzedawcą i to z nim klient zawiera transakcję i dokonuje rozliczeń. To właśnie taki sposób prowadzenia sprzedaży zostanie omówiony w niniejszym artykule. Oczywiście istnieje również możliwość pełnienia roli pośrednika w różnych formach afiliacji, gdzie otrzymuje się procent od zakupionych przez klientów produktów w danym sklepie. Jednakże, trzeba pamiętać, że nie jest to dropshipping, i nie o tym mowa w kontekście tego artykułu.

Dropshipping a działalność nierejestrowana.

W Polsce od niedawna istnieje możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej, która nie wymaga oczywiście posiadania urządzenia rejestrującego zakupów (z kilkoma wyjątkami). Niemniej jednak, aby móc ją prowadzić, suma przychodów z żadnego miesiąca nie powinna przekroczyć 2700 PLN. W przypadku dropshippingu, gdzie handel opiera się na niewielkich marżach, taka forma działalności nierejestrowanej może być rozważana, zwłaszcza na początkowym etapie prowadzenia sklepu, równolegle do np. pracy na etat, jednak jest ona zupełnie nieopłacalna z wielu względów jak chociażby ograniczony dostęp do hurtowni czy ograniczone zaufanie wśród potencjalnych klientów. O działalności nierejestrowanej piszemy w innym artykule.

Dropshipping a kasa fiskalna.

Jak już wspominaliśmy wcześniej, dropshipping podlega takim samym przepisom prawnych regulacji jak pozostałe metody sprzedaży towarów. To oznacza, że nie ma konieczności posiadania kasy rejestrującej, pod warunkiem spełnienia kilku określonych warunków.

• Produkty muszą być dostarczane do klientów za pomocą firm kurierskich lub usług pocztowych. To oznacza, że sklep nie może posiadać żadnego fizycznego punktu, w którym klient mógłby osobiście odebrać zamówione towary.
• Płatności muszą być dokonywane na konto sklepu za pośrednictwem poczty, banku lub instytucji finansowej, takiej jak kasa oszczędnościowo-pożyczkowa. W tę kategorię wchodzi także każda płatność kartą, która nie jest realizowana bezpośrednio poprzez terminal płatniczy. Ponadto, płatność klienta przy odbiorze towaru, zarówno kartą jak i gotówką, nie generuje konieczności posiadania kasy rejestrującej, ponieważ cały proces obsługuje firma kurierska. To samo dotyczy szybkich przelewów i innych metod płatności oferowanych przez różne operatorów.
• Ważne jest, aby każda transakcja była dokładnie udokumentowana i zawierała informacje o tożsamości kupującego oraz zakupionym towarze. Każdy przelew powinien być przypisany do konkretnego zamówienia.
• Towary nie mogą znajdować się na liście produktów i usług nie podlegających zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży, o czym niżej.

Spełniając te określone wymagania, nie ma konieczności posiadania kasy rejestrującej w swoim sklepie.

Rodzaje towarów i usług, przy których kasa fiskalna jest obowiązkowa.

Niestety istnieją rodzaje towarów, w przypadku handlu którymi, kasa fiskalna jest obowiązkowa.  Należą do nich dostawy:

1. gazu płynnego
2. części do silników
3. silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli
4. nadwozi do pojazdów silnikowych
5. przyczep i naczep, kontenerów
6. części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego
7. części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli, to jest do: ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych
8. komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych oraz silników elektrycznych, prądnic i transformatorów (PKWiU ex 26 i ex 27.11)
9. sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1)
10. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej “ustawą”
11. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych
12. wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol CN
13. wyrobów tytoniowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów
14. napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów
15. perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów

Dokumentacja sprzedaży

Nieposiadanie kasy rejestrującej nie zwalnia oczywiście z obowiązku dokładnego udokumentowania każdej sprzedaży. Tak jak w każdej innej działalności, konieczne jest właściwe udokumentowanie wszystkich transakcji, a klient musi otrzymać potwierdzenie zakupu. Ze względu na brak kasy fiskalnej, nie jest wymagany tradycyjny paragon, wystarcza wystawienie faktury. Jest to faktura imienna, czyli pozbawiona numeru identyfikacji podatkowej (NIP), a dostosowana do podanych przez klienta danych. Fakturę można przesłać w formie elektronicznej, na przykład drogą mailową. Obecnie jest to najbardziej popularna, ekologiczna, ekonomiczna i praktyczna forma dokumentacji sprzedaży – faktury można w prosty sposób wystawiać i wysyłać dzięki systemowi fakturownia.pl.

Mniej spotykaną praktyką, lecz nadal występującą, jest dołączanie faktury do przesyłki razem z towarem. Warto jednak wcześniej sprawdzić, czy hurtownia dropshippingowa oferuje tę opcję. Ze względu na współpracę z wieloma hurtowniami, bardziej praktyczne będzie jednak ustandaryzowanie procedury i wysyłanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. To pozwoli także na zachowanie spójnego wyglądu każdej faktury. W przypadku korzystania z usług różnych hurtowni, wygląd faktury zależyłby od używanego przez nie oprogramowania. Dlatego warto rozważyć korzystanie z dostępnych online narzędzi (np. wspomniana fakturownia) i programów do wystawiania faktur, co umożliwi zachowanie jednolitego wizerunku sklepu.

Rozliczanie z hurtownią

W przeciwieństwie do rozliczeń z klientami, wszelkie kwestie finansowe związane z hurtownią odbywają się na podstawie umowy współpracy między dwoma podmiotami gospodarczymi – w większości przypadków założenie konta w systemie b2b danej hurtowni jest jednoznaczne z zawarciem umowy pomiędzy Tobą a hurtownią. Najczęściej rozliczenia prowadzone są okresowo, na ogół co miesiąc, choć dokładny harmonogram zależy od ustaleń między stronami. W początkowej fazie współpracy z hurtownią może zachodzić konieczność rozliczania się za każde złożone zamówienie z osobna.

Dropshipping a rozliczanie VAT

Sklep prowadzący działalność opartą na dropshippingu jest zobligowany do przestrzegania tych samych zasad rozliczania podatku VAT, jak każdy inny sklep internetowy. W praktyce oznacza to, że na koniec każdego miesiąca konieczne jest zestawienie sumy podatku VAT, który jest wykazany na fakturach otrzymanych od hurtowni dostarczających towary sklepowi, oraz tego, który jest widoczny na fakturach wystawionych przez sklep dla swoich klientów. Następnie należy odjąć od sumy VAT z faktur dla klientów kwotę VAT z faktur hurtowni. Różnica ta reprezentuje podatek VAT, który jest należny do Urzędu Skarbowego.

Oczywiście powyższa zasada dotyczy jedynie czynnych płatników VAT, osoby podlegające zwolnieniu przedmiotowemu lub podmiotowemu (o czym w osobnym artykule) nie podlegają obowiązkowi odprowadzania podatku VAT.

Podsumowanie

Sklep wykorzystujący model dropshippingu, pod względem rozliczeń, nie różni się od żadnego innego sklepu internetowego. Dlatego też, mimo że sam schemat logistyczny jest relatywnie prostszy w zarządzaniu w porównaniu z tradycyjnym sklepem, konieczne jest skupienie się na odpowiednich rozliczeniach z równą starannością. Należy zadbać o wystawienie dokumentów potwierdzających zakup, przestrzegać przepisów podatkowych i, w niektórych przypadkach, być gotowym do korzystania z urządzenia rejestrującego sprzedaż. Warto rozważyć współpracę z profesjonalnym biurem księgowym, ponieważ obecnie tego rodzaju usługi nie należą do najdroższych i mogą znacząco ułatwić prowadzenie sklepu, zapewniając jednocześnie prawidłową obsługę finansową.